L'obligation d'archivage

Conformément à la Loi 13L-1-06 de la direction générale des impôts concernant le contrôle des comptabilités informatisées : le contribuable est tenu d’archiver les données qui concourent directement ou indirectement aux écritures comptables.

Cette nouvelle loi est mis en application dans ses solutions de Gestion Commerciale Start, Sage 30 et Sage 100 au travers de Sage directArchivage.

Sage directArchivage vous permet d’archiver l’ensemble des pièces justificatives à partir de vos logiciels Sage. Cette fonction lance un assistant qui vous guide tout au long de vos démarches pour vous faire gagner du temps !

Conformité – Archivage – Certification – Consultation – Partage des données

Conforme à la directive de la DGI, vos données sont archivées en toute sécurité, directement depuis votre logiciel. Une fois créé, vos documents sont sauvegardés sur support informatique et sont consultables à tout moment, indépendamment de votre logiciel de gestion.

Avec Sage directArchivage, une gestion de vos archives en toute simplicité :

Le contrôle des Comptabilités Informatisées

1. Qui est concerné ?

Cette loi concerne toutes les entreprises, quelque soit leur activité (industrielle et commerciale, agricole ou non commerciale) Tous les contribuables sont contraints de présenter l’ensemble des documents comptables et des pièces justifiables.

2. Quels documents doivent être archivés ?

Sont soumis à un contrôle tous les logiciels comptables dont les informations concourent directement ou indirectement à la formation des résultats comptables. Sont donc également concernés les logiciels de gestion commerciale. L’administration fiscale peut demander à tout moment tous documents liés à :

• La comptabilité générale, analytique ou budgétaire, gestion des immobilisations.
• La gestion commerciale : tarifs, facture, remise, clients, fournisseurs….
• Gestion des stocks : quantité, valorisation, destruction, pertes.
• Gestion de la production : prix de revient industriels….

Les fichiers de gestion commerciale qui doivent être archivés :

Historique des mouvements, commandes, livraison, mouvements de stocks, factures, devis, bon de commande, bon de livraison, fichiers clients, fournisseurs, tarifs…*

*Exemples purement illustratifs et non limitatifs

3. Combien de temps ces documents doivent-ils être archivés ?

Tous les documents générés par votre logiciel de gestion commerciale doivent être conservés au moins 3 ans. La conservation informatique autorise l’entreprise à ne pas constituer d’archivage supplémentaire sur support papier. L’utilisation de fichiers image « PDF¹», « print » ou tout autre format image standard peuvent être utilisés par les entreprises à partir du moment ou ces informations sont validées, lisibles et chronologiquement classées.

4. Les pénalités :

L’administration fiscale dispose d’un droit d’accès, qui se traduit pour l’entreprise par une obligation de présentation des documents cités. En cas de non présentation de ces documents, le contribuable est soumis à un procès verbal et encourt une majoration de 100% pour opposition au contrôle fiscal.

Exemple d’archivage d’une facture : L’archivage des factures lorsqu’il est mis en œuvre devra comprendre l’intégralité des informations contenues dans le fichier source lisible par le logiciel qui l’a créé, de manière à reconstituer les pièces justificatives présentées à l’appui des déclarations fiscales. L’archivage doit permettre la reconstitution de la facture avec l’intégralité des éléments existants lors de sa création. Il en sera de même pour les autres pièces justificatives, telles que les commandes et bons de livraisons, qui obéissent aux mêmes règles d’archivage.