Nouveautés fonctionnelles Sage Paie & RH V16
1. Axe Métier Paie
a. Gestion des arrêts de travail
L’absentéisme en France a connu un bond en 2009 avec 17,8 jours d’absence en moyenne par salarié (correspondant à un taux de 4,85% vs 3,69 % en 2008). Comme en 2008, ce sont les PME qui font face au plus fort taux avec 5,03 % (taux national = 4,85%). Or, le traitement administratif de cet absentéisme a un coût pour les PME.
Outre l’impact financier, la gestion des arrêts de travail porte une problématique complexe pour les services de paie. Il faut ainsi faire apparaitre de manière simultanée sur le bulletin de paie la valorisation de l’absence du salarié, son éventuel maintien de salaire en tenant compte du délai de carence fixé par la loi de mensualisation (qui peut être plus favorable conventionnellement ou par le biais d'un accord d’entreprise), sans oublier les fameuses IJSS à pré-calculer (Indemnités Journalières versées par la Sécurité Sociale au salarié ou à l’entreprise en cas de subrogation). Enfin, l’entreprise doit souvent ajuster le montant des IJSS calculées par rapport aux IJSS réellement perçues par la Caisse Nationale d’Assurance Maladie (CNAM).
La gestion des arrêts de travail est une tâche très consommatrice de temps. Ceci comprend notamment le temps nécessaire au pré calcul des IJSS estimées par l’entreprise.
A l’échelle d’une PME de 200 salariés par exemple, nous pouvons estimer qu’environ une vingtaine d’arrêts de travail par mois sont traités. D’où l’enjeu pour une PME de disposer d’une solution de gestion efficace dans le traitement de cette problématique.
En cas d’arrêt de travail, les IJSS sont, en principe, versées directement au salarié. Toutefois, l’employeur peut maintenir au salarié tout ou partie de son salaire, et percevra alors lui-même directement les IJSS, c’est la subrogation. Il est donc important pour la gestion de la trésorerie de l’entreprise d’estimer les montants qu’elle va percevoir par la CNAM.
Réponse de Sage Paie & RH V.19 : un nouveau module dédié à la gestion des arrêts de travail
Ainsi l’ensemble des étapes suivantes sont gérées :
La saisie de l’arrêt (début, fin, type d’arrêt : maladie, maternité, accident du travail…)
La génération automatique de l’absence liée à l’arrêt
Le déclenchement des rubriques d’absences et de maintien (s’il y a lieu) sur le bulletin
La valorisation des IJSS estimées (sur le dernier bulletin de validité de l’arrêt)
La saisie des remboursements de la CNAM
La régularisation le cas échant via une rubrique dédiée
L’annulation de l’arrêt en cas de requalification de l’absence : par exemple pour un arrêt maladie requalifié en arrêt accident du travail, on annule les absences déjà générées ainsi que les IJ calculées
5 statuts pour un meilleur suivi des arrêts de travail : « en attente, remboursement, régularisation, annulation et terminé »
Les données liées aux arrêts de travail sont également exploitables par l’Edition Pilotée dans le cadre des nouveautés du pilotage
De plus, un nouvel « Instantané Paie » est disponible sur Sage Suite RH V.19 permettant d’afficher les fins d’arrêts de travail. L’objectif est de suivre les reprises du travail et d’enregistrer les éventuelles prolongations d’arrêts.
b. Gestion des bulletins complémentaires
La notion de sommes isolées
Les sommes isolées sont des sommes versées après le départ d’un salarié, en complément de son solde de tout compte, présentant un caractère exceptionnel.
Ce peut être des indemnités ou des primes non versées le mois du départ du salarié (souvent des primes variables ou des indemnités transactionnelles), la participation, l’intéressement, ou tout autre montant à caractère ponctuel.
Ces sommes versées après le départ du salarié impliquent le calcul d’un bulletin de paie complémentaire du salarié ne faisant donc plus partie des effectifs de la société. Elles doivent de plus apparaitre dans la DADS U.
La portabilité des contrats de prévoyance
Depuis le 1er juillet 2009, un mécanisme de portabilité des contrats de prévoyance a été instauré par la loi pour garantir un accès aux complémentaires santés et prévoyance pour un salarié ayant quitté son entreprise. Ce mécanisme porte le nom de « portabilité du contrat de prévoyance ».
Le problème posé aux entreprises est important puisqu’elles doivent retenir les cotisations prévoyance du salarié, ainsi que les CSG et CRDS correspondantes sur les mois post-départ (jusqu’à 9 mois au maximum) alors même qu’il n’est plus présent.
Même si beaucoup d'entreprises règlent aujourd'hui l’intégralité de la cotisation avec le solde de tout compte du salarié, il faut savoir que la plupart des caisses de prévoyance préconisent l'élaboration des bulletins au mois le mois, pour parer notamment à une éventuelle variation des taux sur la période. Dans tous les cas, même si ces sommes ont été prélevées en une seule fois au moment du départ du salarié, elles doivent être versées à l'organisme tout au long des 9 mois.
La réponse de Sage Paie & RH V.19 :
L’utilisateur a la possibilité de calculer et d’éditer des bulletins de paie pour des salariés sortis de l’entreprise sans avoir à les réintégrer dans la société. Pour cela, de nouveaux statuts ont été créés. De plus, des rubriques spécifiques à insérer dans un nouveau bulletin modèle sont proposées dans le Plan de Paie Sage (PPS), ainsi qu’un nouveau format de bulletin d’appel de cotisations, appelé "Portabilité". Notons qu’un salarié ayant quitté l’entreprise, et pour lequel l’édition de bulletins complémentaires est réalisée, sera comptabilisé dans le nombre total de salariés géré par le logiciel. Il sera donc pris en compte dans les « tranches salariés » du produit de l’utilisateur
Enfin, un nouvel « Instantané Paie » est disponible sur Sage Suite RH V.19 permettant d’afficher les salariés sortis qui ont acceptés de bénéficier de la portabilité des garanties de santé et prévoyance, et en particulier ceux qui arrivent à la fin de la période légale des 9 mois.
2. Axe Ressources Humaines : Module de Gestion des Carrières et Compétences
L’étude « CRF Institute » de mars 2010 réalisée auprès de 327 entreprises appartenant au Top Employeurs démontre que la gestion des talents est la priorité des départements RH, notamment dans l’optique d’une prochaine sortie de crise (75 % des entreprises françaises plaçant la gestion des talents et la formation comme priorité stratégique).
Cela s’inscrit dans la généralisation de la mise en place de projets autour de la Gestion Prévisionnelle des Emplois et Compétences (GPEC).
D’où la nécessité pour le dirigeant ou le DRH de disposer d’une vision claire et instantanée des compétences présentes au sein de son entreprise, et de pouvoir s’appuyer sur des fonctions d’aide à l’évolution des carrières.
La réponse de Sage Paie & RH V.19 : Le module de Gestion des Carrières et des Compétences s’enrichit avec notamment :
La possibilité de rattacher des supérieurs hiérarchiques à l’ensemble des salariés et d’affecter des niveaux hiérarchiques
La capitalisation sur la notion d’emploi type, ainsi, plusieurs salariés peuvent être rattachés à un même type d’emploi
Un nouvel arbre de visualisation des salariés est disponible permettant de filtrer les collaborateurs associés à un responsable hiérarchique. En quête de précisions sur les éléments mensuels de Paie, le gestionnaire de Paie identifie ainsi beaucoup plus facilement le "chef d'équipe" auquel il doit s'adresser.
Avec l’emploi type comme nouveau pivot dans le module de Gestion des Carrières et des Compétences, il est désormais possible au travers de l’Edition Pilotée d'analyser les états par profils de postes, en plus des critères historiquement présents (catégories, services, unités et départements). En effet, de la même façon qu'il était possible d'avoir les éditions selon les critères d'organisation, désormais les taux d'absentéisme, les salaires, les heures supplémentaires, les moyennes d’âges etc… peuvent être traités aussi par type de postes.
3. Axe Productivité
a. Multi Sélections, Tris sur colonnes
La multi sélection permet de sélectionner directement et en une seule fois plusieurs éléments dans une même liste, plutôt que de choisir élément par élément en les validant les uns après les autres.
Le tri sur colonne permet de classer en un clic les éléments d’une même colonne d’une liste. Par exemple, en un clic sur l’en tête de la colonne des noms des salariés, ils seront classés automatiquement par ordre alphabétique. Cela permet par exemple de gagner un temps précieux dans la sélection de salariés, l’insertion des rubriques, la suppression des DUCS…
b. Gestion de la confidentialité
Les données de paie sont des informations confidentielles au sein de l’entreprise.
En fonction de la taille et de l’organisation du client, plusieurs utilisateurs peuvent avoir accès au logiciel. Ainsi, la Direction ne souhaite pas nécessairement que tous les utilisateurs aient accès à l’intégralité des fonctions de paie et de l’ensemble des données de tous les salariés.
Sage Paie & RH V.19 : La simplification et l’élargissement de la gestion de la confidentialité.
Pour garantir la confidentialité de certains éléments, il est possible d’affecter des codes de confidentialité à des populations de salariés et des fonctions précises du logiciel. Seuls les utilisateurs de Sage Paie rattachés à ces codes auront accès aux données de ces salariés. Par exemple, cela permet de ne donner accès aux données de paie du Comité de Direction de l’entreprise qu’à un seul gestionnaire de paie précis.
2 approches pour la gestion des droits sont donc possibles par :
- population de salariés
- menu de la paie
16 codes sont désormais disponibles en V.19 (contre 8 sur les versions antérieures). L’affectation des fonctions et des populations de salariés aux différents utilisateurs a été totalement revue et simplifiée via un arbre des fonctions.
c. saisie en masse par population
Il est désormais possible de saisir un certain nombre de variables du bulletin de paie par population de salariés via:
- La saisie des absences par population
- La saisie des rubriques par population
- La saisie des heures travaillées et supplémentaires par population
Cela permet de répondre à ce besoin de productivité croissante des gestionnaires de paie dans le traitement en masse de variables de paie de leurs salariés.
d. Droits d’accès : Authentification Windows
Désormais, 2 modes d’identification sont possibles pour accéder aux logiciels Sage Paie :
Compte Sage Paie : c’est le mode d’accès existant dans les versions antérieures avec un nom et un mot de passe propre à Sage Paie à saisir à chaque ouverture du logiciel.
Compte Windows (nouveauté V.19) : l’utilisateur s’identifie au démarrage de sa session Windows avec son login et son mot de passe Windows. Il n’aura alors plus besoin de s’identifier à l’ouverture de Sage Paie.
Pour chaque utilisateur, le superviseur pourra ainsi donner au choix le mode d’authentification via le compte Paie ou le compte Windows.
e. Mode aperçu du bulletin
Pour accéder plus directement à l’aperçu des bulletins de paie, un nouveau bouton « Aperçu » est proposé dans les menus des bulletins salariés. L’aperçu via ce bouton générera automatiquement le statut « édité » du bulletin concerné.
4. Axe Paramétrage
a. Duplication des rubriques et des constantes en Sage Paie Base
La duplication des constantes et des rubriques du plan de paie est déjà proposée à partir de la Pack. Cette fonctionnalité est désormais disponible à partir de Sage Paie Base ce qui permet de récupérer l’ensemble du paramétrage d’une rubrique ou d’une constante (hors code de constante/rubrique).
b. Edition des dépendances et nouveaux onglets
Les éditions des dépendances entre les constantes d’une part, et les rubriques d’autre part sont désormais disponibles permettant d’identifier très rapidement les liens entre elles, pour affiner le paramétrage au plus vite.
De plus, pour retrouver le détail plus explicite d’une rubrique, un nouvel onglet « PPS » est disponible sur chacune d’elle.
Il contient deux éléments :
- Informations PPS : un descriptif de la rubrique alimenté par l’équipe de veille légale sociale de Sage
- Spécificités : une zone libre de commentaire sur la rubrique pour l’utilisateur
Chaque constante dispose également de deux onglets distincts « Informations PPS » et « Spécificités » proposant les mêmes éléments que l’onglet « PPS » des rubriques.
c. Questions de type texte
Des questions de type société et salarié existent désormais en type texte, ce qui permet donc des réponses « alpha » et non plus uniquement numérique. Les réponses peuvent ainsi être exploitées en Gestion Avancée et dans la personnalisation des bulletins.
d. Champ numéro de portable des salariés
Un nouveau champ dans la fiche de salariés a été ajouté dans les coordonnées (catégorie information dans l’arbre de navigation) afin de renseigner le numéro de téléphone portable des salariés. L’information peut notamment être reprise en Gestion Avancée.
e. Copier / Coller : CTRL+C / CTRL+V / Rechercher : CTRL+F
Le « copier/coller » entre deux champs peut être réalisé via les combinaisons CTRL+C / CTRL+V comme sur l’ensemble des applications habituelles Windows pour plus de productivité dans la récupération de données d’un champ à l’autre. Notons également que le CTRL+F à l’instar des produits Windows permet de rechercher un élément dans une liste
5.Axe Légal
a. Mentions du certificat de travail
Sage Paie & RH V.19 répond à la loi du 24 novembre 2009 sur les règles de portabilité du droit individuel à la formation (DIF). Ainsi, au départ d’un salarié, le certificat de travail reprend le nom de l’Organisme Paritaire Collecteur Agréé (OPCA) et le solde du DIF du salarié. Ces informations sont alimentées par l’assistant société dans lequel des questions sont posées sur la valorisation forfaitaire d’une heure de DIF et l’OPCA de l’entreprise.
b. L’Equivalent Temps Plein (ETP)
L’Equivalent Temps Plein (ou ETP) correspond à un prorata de la durée de travail du salarié, le temps plein correspondant à 1. Ainsi par exemple, l’ETP d’un salarié aux 4/5ème est de 0.8. Un nouveau champ a dont été ajouté dans la fiche de salarié et sera valorisée à 1 par défaut. Il s’agit d’une constante pré définie qui sera donc historisée dans les bulletins cumuls. Enfin, cette valeur sera reprise en pied de page du livre de paie. Ces éléments sont notamment exploités par l’Edition Pilotée, dans le cadre de la gestion des effectifs.
c. DUCS : recouvrement des cotisations Pôle Emploi par l’URSSAF
Du 01/09/10 au 31/12/10, le recouvrement des cotisations Pôle Emploi par l’URSSAF pour les entreprises relevant de l’URSSAF du Rhône est expérimenté. Au 01/01/2011, la pratique sera généralisée à l’ensemble des URSSAF. Il n’y aura donc plus de DUCS Pôle Emploi à produire.
Pour cette mise en place, de nouveaux codes DUCS URSSAF doivent être créés et paramétrés. Les informations sur ce dispositif sont fournies dans la nouvelle version de l’assistant DUCS EDI au travers d’une fiche dédiée.
6. Le Pilotage
a. La gestion des nouveautés Sage Paie
- L’Equivalent Temps Plein
- Les arrêts de travail (intégrant un nouvel état « Arrêt de travail»)
- La nouvelle approche de gestion des managers
b. La gestion des effectifs
Ajout de nouveaux objets « prêts à l’emploi » et de nouvelles règles de gestion liées à la gestion des effectifs pour la réalisation d’analyses multi-axes :
- Gestion à date des âges et des effectifs (historisation à chaque clôture mensuelle pour la réalisation d’états avec les effectifs à date ou sur une période)
- Gestion de tranches d’âges étendues (…45-49 ans ; 50-54 ans ; 55-59 ans ; 60-64 ans ; +65 ans)
- Accès au type de contrat pour la réalisation d’analyses par « CDI & CDD »
- Accès au Collège (Statut) pour la réalisation d’analyses par « Cadre, non cadre »
- Accès au type de rémunération pour la réalisation d’analyses par « mensuel, horaire, temporaire, employeur multiple »
- Un nouvel état : « Evolution de l’effectif »
c. L’accompagnement sur l’Emploi des Séniors et la parité H/F
- Cette problématique bénéficie de la gestion des effectifs
- Mise à disposition d’un pack d’états dédié à l’emploi des Séniors : « Embauche séniors, Départ séniors et Poids des séniors »
d. Evolution du Pilotage
- La gestion des historiques analytiques : mise à disposition des montants ventilés par section analytique avec la possibilité de réaliser des analyses complémentaires à la paie. Ex. : Analyse du Brut/Cotisations/HS /etc. par salarié, par pôle, chantier, affaire.
- Des indicateurs personnalisés : la gestion du montant patronal, du montant salarial et de la base
Les pré-requis techniques
Configuration conseillée :
Ordinateur : compatible PC
Processeur : Intel pentium IV 2 GHZ (ou équivalent)
Mémoire vive : 2 G0 de RAM
Lecteur : DVD-ROM
Monoposte et postes clients : Windows XP Professionnel, Windows Vista Professionnel, Windows 7
Réseau : Windows Server 2008, Windows Server 2003 32 bits, SQL Server 2005, SQL Server 2008
Sage Paie & RH V.19 permet au travers de fonctionnalités métier Paie, Ressources Humaines, et de paramétrage de répondre aux problématiques de productivité et de valorisation du capital humain des prospects et des clients.
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